Privacybeleid

Versiebeheer

Nr.

Datum

Omschrijving

0.1

30-04-2018

Eerste opzet voor bestuur (GN)

0.2

01-05-2018

Verwerking input Mark en Erwin

Stichting Scouting Regio Zeeland
Stichting Scouting Regio Zeeland (SRZ),KvK nr: 41113027, gevestigd aan Lange Geer 21 4417AK Hansweert, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
http://www.scoutingzeeland.nl
Offenbachlaan 65, 4384 MJ Vlissingen
info@scoutingzeeland.nl

Gerben Nouse is de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting Scouting Regio Zeeland, hij is te bereiken via gerben@scoutingzeeland.nl

De Stichting Scouting Regio Zeeland is onderdeel van Scouting Nederland en voor de algemene verwerking van persoonsgegevens verwijzen we je graag naar het privacybeleid van Scouting Nederland: https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/kennisnetwerk/juridische-ondersteuning/privacywet-en-bescherming-persoonsgegevens/3921-privacybeleid-scouting-nederland

Persoonsgegevens die wij verwerken
Stichting Scouting Regio Zeeland verwerkt je persoonsgegevens doordat je lid bent (geweest) van een scoutinggroep in de regio of regio zelf, deelneemt aan onze activiteiten en/of trainingen en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Geboorteplaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Lidmaatschapgegevens groep en/of regio

- Huidige en historische functies bij scouting

- Van welk team/ welke teams je deel uitmaakt(e)

- Indien opgegeven: de contactgegevens van je ouders/verzorgers
- Kwalificaties die binnen Scouting relevant zijn

- Voor welke activiteiten en trainingen je bent ingeschreven (geweest)

- Correspondentie m.b.t. vragen en opmerkingen die je via e-mail of sol hebt gestuurd aan regiomedewerkers, bijvoorbeeld m.b.t. trainingen, activiteiten en kwalificaties.

- Indien je dat zelf hebt ingevuld: Een profiel van jezelf waarmee je benadert kan worden voor vacatures binnen scouting
- IP-adres (bij bezoek aan onze website)
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op onze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
- Internetbrowser en apparaat type bij het bezoeken van onze website
- Bankrekeningnummer(s)
- Beeldmateriaal van personen zoals foto’s en video’s
- Korte samenvattingen van contactmomenten als je bent benadert voor een vacature binnen de regio.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Stichting Scouting Regio Zeeland verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

- gezondheid (bijvoorbeeld in een gezondheidsformulier bij deelname aan een activiteit)
- gegevens van personen jonger dan 16 jaar
- Voor regiomedewerkers: Of je in het bezit bent van een VOG of niet

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Stichting Scouting Regio Zeeland verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen

- Verzenden van onze nieuwsbrief
- Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze diensten uit te kunnen voeren
- Je te informeren over( wijzigingen van) onze diensten, activiteiten en trainingen
- Stichting Scouting Regio Zeeland verwerkt ook persoonsgegevens als wij hiertoe verplicht zijn, bijvoorbeeld voor Scouting Nederland of verzekering
- Verslaglegging van activiteiten
- Financieel beheer (waaronder incasso) en verantwoording
- Werven (toekomstige) vrijwilligers
- Historie van de regio
- Statistische informatie
- Versturen verjaardagkaarten aan regiomedewerkers
- Vastleggen kwalificaties van vrijwilligers in de regio
- Om makkelijker kwalificaties en waarderingstekens te kunnen toekennen.
- Voor het maken van presentielijst voor trainingen en workshops.
- Voor de evaluaties van trainingen en workshops.

Waar bewaren wij persoonsgegevens

Naast de gegevens in Scouts Online (zie privacybeleid Scouting Nederland), bewaart het bestuur ook persoonsgegeven in bestanden op Dropbox, Google drive en/of Onedrive. Tevens kunnen persoonsgegevens opgenomen zijn in (digitale) presentielijsten, verslagen van bijeenkomsten, jaarverslagen en/of notulen van vergaderingen. Deze worden digitaal en/of op papier bewaard op bovengenoemde digitale omgeving, in de financiële stukken van de regio en/of het papieren archief van de regio.

Beeldmateriaal van personen kan worden gepubliceerd en bewaard in de digitale nieuwsbrief van de regio, de website van de regio (www.scoutingzeeland.nl), op de Facebookpagina van de regio en/of andere social media kanalen die de regio ter beschikking staat.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

De gegevens in Scouts Online blijven hierin staan zo lang het lidmaatschap van het lid loopt. Dit omvat zowel de persoonsgegevens als bijvoorbeeld inschrijvingen en bankgegevens.

Na afloop van het lidmaatschap worden de gegevens in Scouts Online (SOL) nog bewaard voor statistische doeleinden, het organiseren van een reünie en om te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren of bijvoorbeeld op lijsten van oud bestuurders, oud organisatoren van regioactiviteiten en andere personen, die geen lid meer zijn en waarvan wordt verwacht dat zij in de toekomst een rol zouden kunnen vervullen binnen de regio.

Na afloop van het lidmaatschap bij Scouting Nederland worden de algemene persoonsgegevens, verzameld door de regio voor onbepaalde tijd bewaard voor historische of statistische doeleinden.

Bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsformulieren worden na afloop van de activiteit, uiterlijk binnen 1 jaar na het beëindigen van de activiteit vernietigd.

Wie verwerken welke persoonsgegevens

Functie

Persoonsgegevens

Verwerking

Bestuurders

Alle historische en actuele gegevens

verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Ondersteuners bestuur (medewerkers secretariaat)

Alle historische en actuele gegevens

verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Trainers en praktijkcoaches

Alle actuele gegevens

verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Organisatoren regioactiviteiten

Alle actuele gegevens

verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Gegevensbeheerder regio

Alle historische en actuele gegevens

verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Delen van persoonsgegevens met derden

Stichting Scouting Regio Zeeland verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze diensten binnen de regio, te voldoen aan subsidieverplichtingen of om te voldoen aan verplichtingen vanuit Scouting Nederland of andere verplichtingen zoals vastgelegd in wet- en regelgeving of onze statuten, met inachtneming van dit privacybeleid en dat van Scouting Nederland.

Regionale activiteit of groepen binnen de regio

-        Stichting Scouting Regio Zeeland verstrekt geen persoonsgegevens, adresgegevens en e-mailadressen aan een regionale activiteit of groep.

-        Stichting Scouting Regio Zeeland verstrekt alleen openbare adresgegevens van bijvoorbeeld een groepssecretariaat aan een regionale activiteit of groepen.

-        Op verzoek van de activiteiten of groep verstuurt de Stichting Scouting Regio Zeeland een mailing per post of per e-mail naar geselecteerde doelgroepen aangesloten bij de regio, bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van een bestaande mailing, zoals opname in de e-mailnieuwsbrief van de regio. De persoonsgegevens worden hierbij niet aan de activiteit verstrekt door de regio.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Stichting Scouting Regio Zeeland gebruikt op haar website alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account binnen Scouts Online (SOL). Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@scoutingzeeland.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Stichting Scouting Regio Zeeland zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Stichting Scouting Regio Zeeland wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Stichting Scouting Regio Zeeland neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@scoutingzeeland.nl